Transcrire les séances du conseil municipal et les comptes-rendus administratifs avec l'IA

Transparence, open data : pourquoi la transcription compte

Les obligations de transparence et le cadre légal applicable aux collectivités territoriales imposent que l'activité des conseils municipaux soit accessible aux administrés. Dans la pratique, cela se traduit par des portails de transparence où sont publiés les ordres du jour, les délibérations adoptées et, de plus en plus souvent, le contenu intégral des séances. Un texte transcrit vient compléter la vidéo ou l'audio de la séance : il permet de rechercher un mot-clé, de citer un passage précis ou de revérifier une délibération sans avoir à réécouter des heures d'enregistrement.

Pour l'équipe du secrétariat, disposer rapidement d'une transcription accélère aussi les tâches internes :

• Préparer le brouillon du compte-rendu pendant que la séance est encore fraîche en mémoire.
• Répondre aux demandes d'accès à l'information des administrés ou de la presse locale.
• Vérifier ce qui a exactement été dit sur une motion avant de rédiger la certification.
• Alimenter les archives de la mairie avec un registre textuel consultable et indexable.

Ce que doit contenir un procès-verbal de conseil ou de commission

Un procès-verbal municipal n'est pas une transcription mot à mot : il consigne les présents, l'ordre du jour, un résumé des interventions, les votes et les délibérations adoptées, dans le respect des formalités exigées par la réglementation applicable aux collectivités locales. Cependant, pour le rédiger avec précision, la personne qui l'élabore a besoin d'une base fidèle de ce qui a été dit, en particulier pour :

• Les motions ou amendements lus littéralement, qui doivent être cités tels quels.
• Les interventions sensibles ou nuancées qu'il convient de retranscrire fidèlement.
• Les questions posées lors des questions diverses, faciles à oublier si elles ne sont pas notées par écrit.
• Les déclarations institutionnelles ou les votes séparés qui figurent en annexe.

C'est là qu'une transcription complète de l'audio est utile : elle donne à la personne chargée du procès-verbal un texte de référence sur lequel travailler, plutôt que de dépendre uniquement de notes prises en direct ou de sa mémoire.

Comment transcrire un conseil municipal avec l'IA, étape par étape

Le processus avec un outil de transcription par IA comme VOCAP est simple et ne nécessite aucune installation sur les équipements de la mairie :

1. La séance du conseil ou de la commission est enregistrée avec le matériel habituel (dictaphone, caméra de la salle ou système de streaming municipal), puis le fichier audio ou vidéo est exporté.
2. Ce fichier est déposé sur VOCAP dans des formats comme MP3, WAV, M4A ou MP4, jusqu'à 500 Mo par fichier.
3. En quelques minutes, on obtient la transcription complète en texte brut, accompagnée d'une analyse automatique : résumé de la séance, points clés, décisions et délibérations mentionnées, dates citées, questions restées en suspens lors des questions diverses, et les citations textuelles les plus pertinentes.
4. Le résultat peut être copié ou téléchargé au format Word ou TXT pour être collé dans le modèle officiel du procès-verbal ou joint comme document d'appui.

Si vous voulez voir à quoi ressemble la transcription d'une séance réelle avant de l'intégrer à votre flux de travail, VOCAP propose des minutes gratuites pour tester le service, ainsi que des forfaits à paiement unique lorsque vous devez traiter davantage d'audio.

De la transcription à la publication sur le portail de transparence

Une fois la séance transcrite, le texte peut suivre deux chemins qui ne s'excluent pas :

• Usage interne pour le procès-verbal : le secrétariat utilise la transcription et le résumé des points clés comme brouillon de travail pour rédiger le procès-verbal officiel, en respectant le format et les formules juridiques exigées par la réglementation locale.
• Publication complémentaire : certaines mairies incluent sur leur portail d'open data, à côté de la vidéo de la séance, un document texte téléchargeable avec la transcription intégrale, ce qui facilite la recherche et l'accessibilité pour les personnes malentendantes.

Dans les deux cas, il convient de préciser clairement, sur le document lui-même ou sur le portail, qu'il s'agit d'une transcription d'appui et que le procès-verbal approuvé par le conseil est le document ayant une valeur juridique. Cette distinction évite toute confusion sur le caractère officiel du texte.

Limites légales et bonnes pratiques : ce que l'IA ne remplace pas

Il est important de bien comprendre ce que fait et ce que ne fait pas un outil de transcription automatique avant de l'intégrer à la procédure administrative :

• Il ne remplace pas la fonction certificatrice du secrétaire ou de la secrétaire de mairie, qui reste seul habilité à certifier le procès-verbal.
• VOCAP ne sépare pas automatiquement les voix des différents intervenants et n'ajoute pas d'horodatage : identifier qui a dit quoi demande donc toujours une relecture humaine du texte, en s'appuyant sur l'ordre du jour et sur qui avait la parole à chaque moment.
• Ce n'est ni une transcription en direct, ni une application d'enregistrement : il faut d'abord enregistrer la séance, puis déposer le fichier une fois terminé.
• L'audio déposé est traité par des services d'IA tiers (OpenAI et Anthropic) et supprimé des serveurs de VOCAP une fois le traitement terminé, un point à connaître si la mairie applique des politiques internes sur le traitement des données personnelles des intervenants.
• Comme avec tout outil automatique, il n'y a pas de garantie d'exactitude à cent pour cent, en particulier avec un audio de mauvaise qualité, des voix qui se chevauchent ou des accents marqués ; le résultat doit toujours être relu avant d'être considéré comme définitif.

Ces précautions posées, la transcription par IA fonctionne comme un appui efficace au travail du secrétariat, et non comme un substitut à la procédure administrative formelle.