Transcrever sessões autárquicas e atas administrativas com IA

Transparência, governo aberto e porque importa a transcrição

A legislação sobre acesso à informação administrativa e o regime jurídico das autarquias locais exigem que a atividade das assembleias municipais e das câmaras seja acessível aos cidadãos. Na prática, isto traduz-se em portais de transparência onde se publicam ordens de trabalhos, deliberações tomadas e, cada vez com mais frequência, o conteúdo integral das sessões. Um texto transcrito complementa o vídeo ou o áudio da sessão: permite pesquisar por palavra-chave, citar um excerto concreto ou rever uma deliberação sem ter de reproduzir horas de gravação.

Para a equipa da secretaria, ter rapidamente uma transcrição também acelera tarefas internas:

• Preparar a minuta da ata enquanto a sessão ainda está recente.
• Responder a pedidos de acesso à informação de munícipes ou de órgãos de comunicação local.
• Verificar o que foi dito exatamente sobre uma moção antes de redigir a certidão.
• Alimentar o arquivo histórico da autarquia com um registo textual pesquisável.

O que deve conter uma ata de sessão ou de comissão

Uma ata autárquica não é uma transcrição palavra por palavra: regista presentes, ordem de trabalhos, intervenções resumidas, votações e deliberações tomadas, com as formalidades exigidas pelo regime jurídico das autarquias locais. No entanto, para a redigir com precisão, quem a elabora precisa de uma base fiel do que foi dito, especialmente em:

• Moções ou propostas lidas integralmente que devem ser citadas tal como foram proferidas.
• Intervenções polémicas ou com nuances que convém refletir com exatidão.
• Perguntas do período de intervenção do público ou de pedidos de esclarecimento, fáceis de esquecer se não ficarem por escrito.
• Declarações institucionais ou votos de protesto que se incorporam como anexo.

É aqui que uma transcrição completa do áudio ajuda: dá à pessoa encarregada da ata um texto de referência sobre o qual trabalhar, em vez de depender apenas de notas tiradas em direto ou da memória.

Como transcrever sessões autárquicas com IA, passo a passo

O processo com uma ferramenta de transcrição por IA como a VOCAP é simples e não exige instalar nada nos equipamentos da autarquia:

1. Grava-se a sessão de assembleia ou de comissão com o equipamento habitual (gravador, câmara da sala ou o sistema de streaming municipal) e exporta-se o ficheiro de áudio ou vídeo.
2. Carrega-se esse ficheiro na VOCAP em formatos como MP3, WAV, M4A ou MP4, até 500 MB por ficheiro.
3. Em poucos minutos obtém-se a transcrição completa em texto corrido, juntamente com uma análise automática: resumo da sessão, pontos-chave, decisões e deliberações mencionadas, datas citadas, questões em aberto do período de intervenções e as citações textuais mais relevantes.
4. O resultado pode ser copiado ou transferido em Word ou TXT para colar na minuta oficial da ata ou anexar como documento de apoio.

Se quiser verificar como fica a transcrição de uma sessão real antes de decidir integrá-la no seu fluxo de trabalho, a VOCAP oferece minutos gratuitos para experimentar e pacotes de pagamento único quando precisar de processar mais áudio.

Da transcrição à publicação no portal da transparência

Depois de transcrita a sessão, o texto pode seguir dois caminhos que não são mutuamente exclusivos:

• Uso interno para a ata: a secretaria utiliza a transcrição e o resumo de pontos-chave como minuta de trabalho para redigir a ata oficial, respeitando o formato e as fórmulas jurídicas exigidas pelo regime local.
• Publicação complementar: algumas autarquias incluem no seu portal de governo aberto, junto ao vídeo da sessão, um documento de texto para transferência com a transcrição integral, facilitando a pesquisa e a acessibilidade para pessoas com deficiência auditiva.

Em ambos os casos convém deixar claro, no próprio documento ou no portal, que se trata de uma transcrição de apoio e que a ata aprovada pelo órgão é o documento com validade jurídica. Esta distinção evita confusões sobre qual o texto com carácter oficial.

Limites legais e boas práticas: o que a IA não substitui

Convém ter claro o que faz e o que não faz uma ferramenta de transcrição automática antes de a incorporar no procedimento administrativo:

• Não substitui a fé pública do secretário ou secretária municipal, que continua a ser quem certifica a ata.
• A VOCAP não separa automaticamente as vozes de cada interveniente nem acrescenta marcas temporais, pelo que identificar quem disse cada frase continua a exigir revisão humana do texto, apoiando-se na ordem de trabalhos e em quem tinha a palavra em cada momento.
• Não é uma transcrição em direto nem uma aplicação de gravação: primeiro tem de se gravar a sessão e só depois carregar o ficheiro já concluído.
• O áudio carregado é processado através de serviços de IA (OpenAI e Anthropic) e é eliminado dos servidores da VOCAP assim que o processamento termina, algo relevante se a autarquia tiver políticas internas sobre tratamento de dados pessoais dos intervenientes.
• Como em qualquer ferramenta automática, não há garantia de exatidão a cem por cento, especialmente com áudio de má qualidade, vozes sobrepostas ou sotaques marcados; o resultado deve sempre ser revisto antes de se dar por definitivo.

Com estas ressalvas claras, a transcrição por IA funciona como um apoio eficaz ao trabalho da secretaria, não como um substituto do procedimento administrativo formal.